Облік грантових коштів рідко буває складним. Він буває занедбаним. Проблеми виникають не через складні операції, а через те, що грантові гроші змішуються з рештою, і через пів року ніхто не може сказати, які саме витрати належать проєкту.

Нижче базова дисципліна, яка працює і для ФОП, і для ТОВ, і для громадської організації. Податкові наслідки окремих операцій завжди звіряйте зі своїм бухгалтером: правила залежать від вашої системи оподаткування і від типу донора, і вони змінюються.

Правило перше: окремий рахунок

Найпростіша дія з найбільшим ефектом. Окремий рахунок під грант робить звітність механічною: виписка за період це і є перелік операцій проєкту. Якщо відкрити окремий рахунок неможливо, заведіть окрему аналітику в обліку, щоб будь-яка операція мала мітку проєкту.

Частина донорів прямо вимагає окремий рахунок, і це варто перевірити в договорі до першого траншу.

Правило друге: реєстр видатків

Проста таблиця, яку заповнюють раз на тиждень, економить тижні під час звітності. Мінімальний набір колонок:

• Дата операції.
• Контрагент.
• Опис витрати простими словами.
• Номер рядка бюджету, до якого належить витрата.
• Сума в валюті гранту і в гривні, курс на дату.
• Джерело: грант або власний внесок.
• Номери підтверджувальних документів.
• Посилання на папку зі сканами.

Головна колонка тут четверта. Витрата без прив’язки до бюджетного рядка це майбутнє зауваження в акті перевірки.

Правило третє: документ у момент операції

Скан або фото первинного документа кладеться в папку того ж дня, коли документ з’явився. Через місяць паперу вже може не бути, а постачальник не завжди відповідає на прохання надіслати дублікат.

Мінімальний комплект на витрату: договір або рахунок, накладна чи акт виконаних робіт, підтвердження оплати. Для послуг додається результат: звіт, матеріали, фотофіксація.

Правило четверте: власний внесок обліковується так само

Поширена помилка це вести акуратний облік грантової частини і ніяк не фіксувати власний внесок. У звіті внесок доведеться підтвердити, і негрошову частину теж: розрахунок орендної ставки, табелі робочого часу, документи на обладнання.

Правило п’яте: валюта і курсові різниці

Якщо грант надійшов у валюті, зафіксуйте курс на дату зарахування і на дату кожної операції. Зберігайте банківські виписки, вони є первинним доказом. Курсова різниця це нормальне явище, питання виникають лише тоді, коли її неможливо простежити по документах.

Правило шосте: розділення ролей

У маленькій команді одна людина часто і замовляє, і платить, і звітує. Там, де це можливо, розділіть хоча б погодження і оплату. Це знижує ризик помилки і виглядає правильно під час перевірки.

Типові помилки

• Оплата з особистої картки керівника з наміром «потім компенсувати». Компенсація майже завжди перетворюється на проблему з підтвердженням.
• Готівкові розрахунки без документів.
• Витрати, здійснені до дати початку прийнятності.
• Одна платіжка на дві різні статті бюджету без розшифровки.
• Зберігання документів в особистій пошті однієї людини замість спільної папки організації.

Що зробити в перший тиждень проєкту

• Відкрити окремий рахунок або завести аналітику.
• Створити реєстр видатків за структурою вище.
• Створити спільну папку з підпапками за статтями бюджету.
• Призначити відповідального за документообіг поіменно.
• Поставити в календар щомісячну звірку реєстру з банківською випискою.
• Уточнити в бухгалтера, як саме відображати надходження гранту у вашій системі оподаткування.

Що робити далі

Якщо проєкт уже триває, а обліку немає, найшвидший шлях це відновити реєстр за банківською випискою і зібрати документи за останні місяці, поки контрагенти пам’ятають операції. Далі перейти на щотижневий режим.

Ми можемо дати шаблон реєстру і підказати, які документи ваш тип донора зазвичай просить показати першими.

Отримати безкоштовну консультацію