Типова історія: конкурс оголошено, до дедлайну два тижні, і замість роботи над змістом проєкту команда бігає за довідками. Частина документів готується днями, частина тижнями. Заявка подається в останню годину в сирому вигляді, і справа не в лінощах, а в тому, що пакет збирали з нуля.

Рішення просте і нудне: тримати папку заявника готовою постійно і оновлювати її раз на квартал. Нижче склад такої папки.

Блок 1. Юридичні документи

• Виписка або витяг з Єдиного державного реєстру, свіжа.
• Статут у чинній редакції з усіма змінами.
• Документ про призначення керівника: наказ, протокол, рішення засновника.
• Для неприбуткових організацій: рішення про включення до Реєстру неприбуткових установ та організацій.
• Довіреність, якщо заявку підписує не керівник.

Блок 2. Фінансові документи

• Фінансова звітність за останні один або два роки в тому вигляді, в якому ви її подаєте.
• Довідка з банку про відкриття рахунку і реквізити.
• Довідка про відсутність заборгованості зі сплати податків і зборів. Має обмежений строк дії, тому замовляється під конкурс, але процедуру варто знати заздалегідь.
• Підтвердження джерела власного внеску, якщо він потрібен.

Блок 3. Документи про діяльність

• Коротке резюме організації на одну сторінку: чим займаєтесь, скільки років, скільки людей, ключові цифри.
• Опис двох або трьох реалізованих проєктів із результатами, навіть невеликих і не грантових.
• Резюме ключових членів команди, по половині сторінки на людину.
• Фотографії виробництва, приміщення, продукції або заходів.
• Посилання на сайт і активні сторінки в соцмережах.

Блок 4. Документи на активи

• Право власності або договір оренди на приміщення, бажано на строк, що перекриває період сталості проєкту.
• Перелік наявного обладнання з роками випуску.
• Дозвільні документи, якщо діяльність ліцензована або потребує погоджень.

Блок 5. Підтвердження зв’язків

• Листи про наміри або підтримку від партнерів, покупців, громади.
• Договори про співпрацю, якщо є.
• Рекомендаційні листи від донорів або замовників.

Це блок, який найбільше впливає на бали і найдовше готується, бо залежить від інших людей. Тому листи варто збирати не під конкурс, а протягом року, коли співпраця активна.

Що робити з різними мовами

Якщо ви цілитесь у міжнародні програми, тримайте одразу дві версії ключових документів: резюме організації, опис проєктів і резюме команди англійською. Переклад статуту або виписки замовляється під конкретний конкурс, бо вимоги до засвідчення різняться.

Регламент оновлення

• Раз на квартал: свіжа виписка, оновлені цифри в резюме організації, нові реалізовані проєкти.
• Раз на рік: фінансова звітність, фотографії, резюме команди.
• Під конкретний конкурс: довідки з обмеженим строком дії і документи за спеціальними вимогами програми.

Технічна дрібниця, яка псує заявки

Донори часто встановлюють вимоги до файлів: формат PDF, обмеження за обсягом, назви файлів латиницею, окремий файл на кожен документ. Заявки з архівом на 80 мегабайт і назвами «скан123» дратують оцінювача ще до читання змісту. Тримайте документи одразу в PDF із зрозумілими назвами.

Що робити далі

Зберіть папку один раз, поки немає дедлайну. На це піде від одного до трьох робочих днів. Далі кожна наступна заявка починається одразу зі змісту проєкту, а не з пошуку, де лежить статут.

Ми можемо надіслати перелік під ваш тип організації і підказати, які документи в українських програмах просять додатково.

Отримати безкоштовну консультацію