Закупівлі це місце, де втрачають грантові гроші найчастіше. Не через крадіжку, а через процедуру: товар куплено, він працює, проєкт іде, а витрату визнають неприйнятною, бо не зібрано три пропозиції або постачальник виявився пов’язаною особою. Повертати доводиться з власних коштів.

Базові правила, які діють майже скрізь

• Поріг на кількість пропозицій. До певної суми достатньо однієї, вище треба три порівнянні пропозиції. Поріг вказаний у договорі або в керівництві програми.
• Порівнянність. Три пропозиції мають стосуватись однакової специфікації. Три різні верстати з різними характеристиками це не порівняння цін.
• Заборона дроблення. Розбити закупівлю на частини, щоб кожна опинилась нижче порогу, це порушення, яке легко виявляється за датами і однотипністю.
• Пов’язані особи. Закупівля в компанії, що належить керівнику, члену правління або родичу, майже завжди заборонена або потребує окремого розкриття.
• Документальний слід. Договір, рахунок, накладна або акт, платіжне доручення і підтвердження отримання. Відсутність одного документа перетворює витрату на спірну.

Як виглядає правильний пакет на одну закупівлю

1. Обґрунтування потреби: короткий документ, що пояснює, для якої дії проєкту потрібен товар чи послуга.
2. Технічна специфікація: перелік характеристик, однаковий для всіх запитів.
3. Три запити постачальникам і три відповіді з датами.
4. Порівняльна таблиця і протокол вибору з обґрунтуванням, чому обрано саме цю пропозицію.
5. Договір із постачальником.
6. Первинні документи і підтвердження оплати.
7. Фото отриманого обладнання з інвентарним номером, якщо йдеться про техніку.

Виглядає громіздко лише перший раз. Далі це шаблон, який заповнюється за годину і рятує від суперечок через два роки.

Найдешевша не означає прийнятну

Вибір не зобов’язаний падати на мінімальну ціну, якщо критерії вибору сформульовані заздалегідь. Строк постачання, гарантія, наявність сервісу в регіоні це законні підстави. Але вони мають бути в протоколі вибору до рішення, а не з’явитись у поясненні після перевірки.

Типові помилки

• Три пропозиції зібрані заднім числом, після того як товар уже куплено. Дати в листуванні це показують.
• Усі три пропозиції від компаній, пов’язаних між собою. Перевіряється за реєстрами.
• Оплата готівкою без підтверджувальних документів.
• Аванс на всю суму без гарантій, після чого постачальник зникає. Відповідальність за це лежить на отримувачі гранту.
• Закупівля в останній місяць проєкту, коли обладнання фізично не встигає попрацювати на результат.

Валюта і курсові різниці

Якщо грант у валюті, а закупівля в гривні, зафіксуйте в обліку курс на дату операції і зберігайте банківські виписки. Курсова різниця пояснюється легко, якщо документи є, і перетворюється на проблему, якщо їх немає.

Обладнання після завершення проєкту

Багато програм встановлюють період, протягом якого куплене обладнання не можна продати, передати або використовувати не за призначенням, часто від трьох до п’яти років. Порушення тягне вимогу повернути вартість. Якщо ви плануєте реорганізацію бізнесу, цей пункт варто прочитати ще до подання заявки.

Чек-лист перед кожною закупівлею

• Ця позиція є в затвердженому бюджеті і в описі проєкту.
• Сума не перевищує бюджетний рядок або зміна погоджена.
• Поріг за кількістю пропозицій визначений і дотриманий.
• Постачальник не є пов’язаною особою.
• Дата операції всередині періоду прийнятності витрат.
• Пакет документів зібраний одразу, а не «потім».

Що робити далі

Якщо ви тільки готуєте проєкт, закладіть на процедуру закупівель більше часу, ніж здається потрібним. Практика показує, що від першого запиту постачальникам до постачання минає значно більше тижнів, ніж планують на папері.

Ми можемо подивитись правила вашої програми і скласти простий внутрішній порядок закупівель під неї, щоб команда не приймала рішення інтуїтивно.

Отримати безкоштовну консультацію