Рішення про фінансування отримано, і найважче начебто позаду. Насправді саме тут починається частина, яка визначає, чи буде проєкт спокійним. Грантовий договір це документ, який регулює наступний рік вашого життя, а читають його часто по діагоналі, бо радість від перемоги заважає.

Нижче сім пунктів, які створюють найбільше проблем на етапі виконання. Знайдіть кожен у своєму договорі до того, як поставити підпис.

1. Графік траншів і що є умовою кожного

Перший транш може становити 30, 50 або 80 відсотків суми. Від цього залежить, скільки власних коштів вам доведеться тимчасово вкласти. Ще важливіше, яка умова відкриває наступний транш: календарна дата, затверджений проміжний звіт або досягнення частки видатків. Якщо умова це затверджений звіт, закладіть у планування місяць на розгляд.

2. Перерозподіл між статтями бюджету

Реальність завжди відрізняється від кошторису. Хороший договір дозволяє переміщати до певного відсотка між статтями без погодження, зазвичай від 10 до 20. Якщо такого пункту немає, кожна зміна потребуватиме офіційного листа і очікування. Це не привід відмовлятись від гранту, але привід планувати закупівлі раніше.

3. Прийнятність витрат і дата початку

Витрати рахуються прийнятними з певної дати: підписання договору, перерахування першого траншу або дати, прямо вказаної в документі. Усе, що куплено раніше, оплачується з вашої кишені назавжди. Це найчастіша причина втрати грошей у перші тижні проєкту.

4. Правила закупівель

Донор може вимагати збір трьох комерційних пропозицій від певної суми, заборонити закупівлі в пов’язаних осіб, встановити поріг для тендерної процедури. Порушення тут не просто зауваження у звіті: витрата може бути визнана неприйнятною і підлягати поверненню.

5. Звітність: формат, періодичність, строки

Знайдіть у договорі три речі: як часто подаються звіти, за якою формою і скільки днів після завершення періоду ви маєте. Далі складіть календар на весь проєкт одразу. Звітність, яка з’являється в календарі команди на старті, не перетворюється на аврал.

6. Зберігання документів і право на перевірку

Стандартна вимога це зберігати первинні документи від трьох до семи років після завершення. Донор або призначений ним аудитор має право прийти з перевіркою і в межах проєкту, і після нього. Це означає, що папка проєкту не архівується «в стіл», а лежить у зрозумілій структурі, до якої має доступ не одна людина.

7. Припинення договору і повернення коштів

Найнеприємніший розділ, і його читають рідше за всі. Що вважається суттєвим порушенням, у які строки донор може вимагати повернення, чи передбачені штрафні відсотки. Знати це потрібно не тому, що ви плануєте порушувати, а щоб розуміти справжню ціну неакуратності в документах.

Що зробити в перший тиждень після підписання

• Скласти календар звітності і закупівель на весь строк проєкту.
• Відкрити окремий рахунок або хоча б окрему аналітику в обліку під грантові кошти.
• Створити структуру папок: договір, бюджет, закупівлі, звіти, докази індикаторів.
• Призначити відповідального за документообіг поіменно, не «бухгалтерію».
• Виписати на одну сторінку правила, які стосуються команди: до якої суми потрібні три пропозиції, що робити при відхиленні від бюджету, хто підписує акти.

Коли є сенс поставити донору питання до підписання

Договір здебільшого типовий і не обговорюється, але уточнення цілком доречні. Якщо формулювання про прийнятність витрат або про перерозподіл бюджету можна прочитати двояко, краще отримати письмове роз’яснення зараз, ніж посилатись на усну домовленість через рік.

Що робити далі

Якщо ви тримаєте в руках проєкт договору і не впевнені, на що дивитись, надішліть нам ключові умови. Ми підкажемо, які пункти варто уточнити до підписання і що варто підготувати в перший місяць, щоб звітність потім не з’їла команду.

Отримати безкоштовну консультацію