Бюджет це перший розділ заявки, який експерт читає уважно, і часто єдиний, який він читає двічі. Ідея може бути сильною, команда досвідченою, а проєкт потрібним, але якщо кошторис складений недбало, оцінювач бачить ризик: гроші можуть бути витрачені не так, як обіцяно. Далі все залежить не від вашої мотивації, а від того, наскільки цифри витримують перевірку.

Розберемо, з чого складається кошторис, який проходить оцінювання, і які помилки повторюються найчастіше.

Бюджет це не список покупок, а логіка проєкту в цифрах

Найпоширеніша помилка виглядає так: заявник бере перелік того, що хоче придбати, підставляє ціни з першого магазину в пошуку і зводить підсумок під максимальну суму гранту. Такий кошторис не витримує жодного запитання.

Робочий бюджет будується у зворотному порядку. Спочатку ви описуєте, що саме має відбутись у проєкті: які дії, скільки разів, для кого. Далі кожна дія перетворюється на потребу в ресурсах. І тільки потім ресурси отримують ціну. Якщо в бюджеті є рядок, який не прив’язаний до жодної дії з опису проєкту, він буде зрізаний.

Проста перевірка на зв’язність

• Візьміть будь-який рядок кошторису і знайдіть у тексті заявки речення, яке пояснює, навіщо ця витрата.
• Візьміть будь-яку дію з опису проєкту і знайдіть у кошторисі рядок, який її фінансує.
• Якщо в обидва боки збігається, бюджет зв’язний. Якщо ні, ви або платите за те, чого не робите, або робите те, за що не заплатили.

Що зрізають найчастіше

Донори рідко відмовляють через одну зайву позицію. Але кожна необґрунтована витрата знижує довіру до всього кошторису.

• Адміністративні витрати понад ліміт. У більшості програм є стеля на адміністрування, часто 7 до 15 відсотків. Перевищення ріжуть автоматично.
• Зарплати без розрахунку. Рядок «менеджер проєкту, 12 місяців» без ставки, відсотка зайнятості і ринкового орієнтиру виглядає як здогадка.
• Обладнання без прив’язки до результату. Якщо верстат не з’являється в описі того, що зміниться в роботі після його купівлі, він читається як бажання оновити парк за чужі гроші.
• Витрати, що виникли до підписання договору. Майже всюди фінансується лише те, що відбувається після старту проєкту.
• Круглі числа. Кошторис із рядків по 10 000, 20 000 і 50 000 читається як прикидка, а не як розрахунок.

Звідки брати ціни

Обґрунтування ціни це окремий документ у вашій папці, навіть якщо донор його не просить у момент подання. Мінімальний набір: три комерційні пропозиції або три скріншоти цін на порівнювані позиції, дата фіксації курсу, якщо закупівля валютна, і посилання на джерело для послуг.

Цей пакет знадобиться двічі. Перший раз, якщо експерт поставить уточнювальне питання на етапі оцінювання, і у вас буде день або два на відповідь. Другий раз під час звітності, коли доведеться пояснювати, чому закупили саме в цього постачальника.

Валютний ризик і інфляція

Проєкти тривалістю понад півроку майже завжди стикаються з тим, що ціни на момент закупівлі відрізняються від цін у заявці. Донори це розуміють, але хочуть бачити, що ви теж це розумієте.

Дві робочі практики: закладати резерв у межах, дозволених програмою, і фіксувати в заявці, за яким курсом рахували. Якщо програма дозволяє перерозподіл між статтями до певного відсотка без погодження, випишіть цей пункт окремо, він рятує проєкт на етапі виконання.

Власний внесок

Якщо програма вимагає співфінансування, внесок має бути таким самим обрахованим, як і грантова частина. Донор дивиться не тільки на суму, а на її природу: гроші на рахунку, вже наявне обладнання, приміщення, робочий час команди. Різні програми зараховують різні типи внеску, і саме тут заявники найчастіше припускаються помилки, вважаючи внеском те, що конкретний донор внеском не визнає.

Чек-лист перед подачею

• Кожен рядок має кількість, ціну за одиницю і підсумок, а не тільки підсумок.
• Сума всіх розділів збігається із заявленою сумою проєкту з точністю до копійки.
• Адміністративні витрати вкладаються в ліміт програми.
• Є документ з обґрунтуванням цін, навіть якщо його не просили.
• Власний внесок відповідає тому типу, який визнає ця конкретна програма.
• У кошторисі немає жодної витрати, що не описана в проєкті.
• Формат таблиці такий, як у шаблоні донора, без власних доповнених стовпців.

Що робити далі

Якщо ви складаєте кошторис уперше, найдешевше показати його комусь, хто вже проходив оцінювання, до подання, а не після відмови. Ми консультуємо безкоштовно: розкажіть, який проєкт плануєте і на яку програму дивитесь, і ми підкажемо, які статті витрат у ній проходять, а які зріжуть.

Отримати безкоштовну консультацію