Перейти до вмісту 
Електронний лист зі словами «Вітаємо, вашу грантову заявку затверджено!» — це, безперечно, один з найприємніших моментів для будь-якого підприємця. Здається, що найскладніше позаду. Але насправді, це лише початок нового, надзвичайно відповідального етапу. Отримати фінансування — це лише половина справи. Не менш важливо правильно його використати та професійно про це відзвітувати.
Грантодавці не просто роздають кошти. Вони інвестують у зміни, очікуючи на конкретні результати. Звітність — це їхній ключовий інструмент контролю, який дозволяє переконатись, що їхні кошти витрачаються ефективно, прозоро та відповідно до заявлених цілей. Для вас же якісна звітність — це не нудна бюрократія, а інвестиція у власну репутацію, яка відкриває двері до майбутніх грантів. Розберімо, до яких зобов’язань варто готуватися після отримання фінансування.
Які документи потрібно готувати після отримання гранту
Пакет звітності зазвичай складається з двох основних частин: фінансової та описової. Ваше завдання довести, що ви витратили кошти за призначенням і досягли обіцяних результатів.
- Фінансові звіти. Це основа вашої звітності. Ви маєте підтвердити кожну витрачену гривню чи євро. Стандартний пакет включає:
- Підтвердження витрат: рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні, чеки, банківські виписки.
- Бухгалтерські довідки: документи, що підтверджують відображення операцій у бухгалтерському обліку вашої компанії.
- Описові (наративні) звіти. Тут ви розповідаєте історію вашого проєкту: що було зроблено, як саме, які виникли труднощі та як ви їх долали. Цей звіт має чітко відповідати на питання: «Чи досягли ви цілей, заявлених у проєкті?».
- Фото/відео підтвердження. Візуальні докази є надзвичайно переконливими. Це можуть бути фотографії закупленого обладнання (бажано із серійними номерами), відео з процесу виробництва на новій лінії, фотографії з навчальних тренінгів для персоналу тощо.
- Аналітика результатів. Донори хочуть бачити вимірюваний вплив. Тому часто потрібно надавати конкретні метрики ефективності: кількість створених робочих місць, відсоток зростання продажів, кількість нових клієнтів, показники зменшення енергоспоживання.
- Звіт про відповідність бюджету. Це таблиця, де ви порівнюєте запланований бюджет із фактичними витратами по кожній статті та пояснюєте будь-які відхилення, якщо вони були попередньо узгоджені з донором.
Як часто потрібно звітувати — і кому
Частота та формат звітності завжди чітко прописані у вашій грантовій угоді. Уважно вивчіть цей документ з першого дня.
Періодичність
Різні донори мають різні підходи. Це може бути:
- Щомісячна звітність: зазвичай для короткострокових або дуже інтенсивних проєктів.
- Щоквартальна звітність: найпоширеніший варіант для проєктів тривалістю рік і більше.
- Звітність по завершенню етапів: для проєктів, розбитих на чіткі етапи (наприклад, після закупівлі обладнання, після його монтажу тощо).
- Фінальна звітність: обов’язковий елемент для абсолютно всіх грантів з завершенням проєкту.
Процес
Зазвичай існують проміжні звіти (interim reports), які дозволяють донору відстежувати прогрес, та фінальний звіт (final report), який підсумовує всі результати. Крім офіційних звітів, грантовий менеджер може запитувати короткі неформальні апдейти поштою.
Спосіб подачі
Найчастіше звіти подаються у встановленій донором формі через онлайн-портали (особистий кабінет на сайті донора) або надсилаються на електронну пошту контактному менеджеру проєкту.
Типові помилки у звітності, які можуть зіпсувати репутацію
Навіть незначна помилка у звітності може призвести до серйозних проблем: від вимоги повернути частину коштів до внесення вашої компанії у «чорний список» донорів.
- Занадто пізня подача або повна відсутність звітності. Це найгрубіше порушення умов договору. Дотримання дедлайнів — це перша ознака вашого професіоналізму.
- Витрати не відповідають заявленому бюджету. Якщо ви запланували купити верстат А, а купили верстат Б, навіть якщо він дешевший, — це проблема. Будь-які зміни у бюджеті мають бути попередньо обговорені та письмово затверджені вашим грантовим менеджером.
- Відсутність підтверджуючих документів. Золоте правило звітності: «Якщо це не задокументовано, отже цього не було». Немає рахунку-фактури чи акту? Тож, витрата є недійсною з погляду грантодавця.
- Неуважність до формальних вимог. Подача звіту іншою мовою, в іншій валюті або не за тим шаблоном, який вимагає донор, — це прояв неповаги та недбалості. Такий звіт, швидше за все, повернуть на доопрацювання.
Як зробити звітність простою та безпечною
Системний підхід — запорука спокою та успішної звітності. Ось наші поради:
- Зберігайте всі документи з першого дня. Не чекайте кінця кварталу, щоб зібрати всі чеки. Щойно ви оплатили рахунок, одразу збережіть його скан-копію в окрему теку.
- Створіть окрему теку для проєкту. Це має бути як фізична тека для паперових оригіналів, так і тека на хмарному сервісі (Google Drive, Dropbox) з чіткою структурою: «Рахунки», «Акти», «Фотозвіти», «Листування з донором» тощо.
- Призначте відповідальну особу. Навіть у малому бізнесі має бути одна людина, відповідальна за збір та систематизацію всієї документації по гранту. Це допоможе уникнути хаосу.
- Не бійтеся ставити питання донору. Якщо ви не впевнені, чи є певна витрата прийнятною, або як правильно оформити той чи інший документ, — запитайте у вашого грантового менеджера. Це набагато краще, ніж здогадуватись і припуститися помилки.
Професійна звітність = інвестиція у вашу репутацію
Не потрібно вважати, що звітність — це якесь спеціальне покарання. Навпаки, це логічне завершення успішного проєкту. Це ваш спосіб подякувати грантодавцю та довести, що його інвестиція була немарною. Кожен вчасно та якісно поданий звіт будує вашу репутацію надійного партнера, відкриваючи двері до нових, ще більших грантів у майбутньому.
Ми в Grantly розуміємо, що у підприємця не завжди є час та ресурси для ведення складної звітності. Якщо ви хочете не лише отримати грант, а й бути впевненими в його успішній реалізації, звертайтеся по консультацію до Grantly. Ми допоможемо забезпечити, щоб ваша грантова історія була історією успіху від початку і до самого кінця.
