Просто уявіть собі ситуацію: ви знайшли ідеальну грантову програму, ваша бізнес-ідея є інноваційною та потрібною ринку, а команда готова до роботи. Ви витрачаєте тижні на підготовку заявки, і вам здається, що успіх майже в кишені. Але за кілька місяців надходить лист із відмовою… Найпоширеніша причина такого результату, про яку часто не думають на старті, — це неправильно складений бюджет.

Багато підприємців помилково вважають, що грант це «бюджет без меж», куди можна закласти всі поточні й майбутні потреби бізнесу. Насправді грант не є безмежним банківським рахунком, це цільова інвестиція донора у конкретний, чітко визначений проєкт. Кожна гривня має бути обґрунтована і спрямована на досягнення заявлених цілей.

Помилки в бюджеті, такі як включення неприпустимих витрат, є червоним прапором для грантової комісії. Це свідчить про те, що заявник або не уважно прочитав умови, або не розуміє самої філософії грантового фінансування. Тому розуміння обмежень має бути для вас не формальністю, а ключем до розробки сильної, професійної та успішної заявки. Розберімо, на що точно не варто розраховувати при плануванні грантового бюджету.

Витрати, які найчастіше не покривають грантові програми

Хоча умови кожної програми унікальні, існує загальний список витрат, які майже ніколи не фінансуються донорами. Якщо ви бачите щось із цього списку у своєму бюджеті — це привід негайно його переглянути.

1. Зарплати засновникам або керівникам компанії
   • Чому ні? Донор очікує, що власник бізнесу отримає свою вигоду від успіху та прибутковості самого проєкту, а не у вигляді прямої зарплати з грантових коштів. Грант спрямований на розвиток компанії, а не на особисте збагачення її засновників.
2. Сплата податків і погашення боргів
   • Чому ні? Грантові кошти призначені для майбутнього розвитку, а не для розв’язування минулих фінансових проблем. Погашення кредитів, сплата штрафів чи податкової заборгованості — це операційна відповідальність бізнесу. Наявність таких пунктів у бюджеті може сигналізувати про фінансову нестабільність вашої компанії.
3. Ремонт або придбання нерухомості
   • Чому ні? Донори вкрай неохоче фінансують придбання активів, які після завершення проєкту залишаться у вашій приватній власності та вартість яких може зростати. Це вважається прямою капіталізацією власника. Винятки можливі для незначного ремонту приміщень, якщо це необхідно для встановлення обладнання, що купується за грантові кошти.
4. Оренда офісу, яка не пов’язана з проєктом
   • Чому ні? Грант фінансує лише ті витрати, які безпосередньо стосуються реалізації проєкту. Якщо ви просите гроші на оренду офісу, де працює вся ваша компанія над різними завданнями, то це вже операційні витрати. Грант може покрити оренду, лише якщо ви орендуєте нове, додаткове приміщення спеціально для проєктної команди чи встановлення нового обладнання.
5. Виплати дивідендів чи іншим інвесторам
   • Чому ні? Це суперечить самій суті гранту. Грант не є інвестицією, яка передбачає повернення або прибуток для інвесторів. Це допомога для створення нової цінності, а не для розрахунків із тими, хто вклав гроші раніше.
6. Компенсація витрат, які вже були зроблені до гранту
   • Чому ні? Грант завжди фінансує майбутні дії. Проєктна діяльність починається з моменту підписання грантової угоди. Ви не можете просити компенсацію за обладнання, яке купили пів року тому, або за послуги, якими вже скористалися.
7. Рекламні кампанії без чіткого проєктного обґрунтування
   • Чому ні? Загальна іміджева реклама вашого бренду («ми найкращі на ринку») зазвичай не фінансується. Проте, якщо рекламна кампанія є невіддільною частиною проєкту, наприклад, просування нового продукту, створеного за грантові кошти, або вихід на новий експортний ринок, такі витрати можуть бути затверджені.

Сірі зони: витрати, які можливо профінансують, але з умовами

Існують категорії витрат, які не є суворим «табу», але вимагають дуже ретельного обґрунтування.

• Операційні витрати. Зазвичай не фінансуються, але деякі міжнародні програми дозволяють закласти певний відсоток (наприклад, 7-15%) на покриття непрямих адміністративних витрат (так звані overheads), щоб підтримати життєдіяльність організації під час реалізації проєкту.
• Обладнання, яке використовується не тільки для проєкту. Якщо ви купуєте, наприклад, автомобіль, який буде на 40% задіяний у проєкті, а на 60% — для інших потреб бізнесу, то грант може покрити лише 40% його вартості. Це називається принципом “pro-rata” і вимагає чіткого обґрунтування та ведення обліку.
• Зарплати новим працівникам. Якщо зарплати існуючих співробітників — це операційні витрати, то зарплати новим членам команди, яких ви наймаєте спеціально для реалізації проєкту, дуже часто є прийнятною статтею витрат. Особливо, якщо створення робочих місць є однією з цілей програми.

Як правильно планувати бюджет: 4 поради

1. Узгоджуйте бюджет із логікою проєкту. Кожен пункт у вашому бюджеті має відповідати конкретній дії у вашому плані робіт. Якщо ви запланували вихід на ринок Польщі, в бюджеті мають бути пункти «Сертифікація продукції для ЄС», «Участь у виставці в Познані», «Переклад маркетингових матеріалів польською».
2. Не закладайте витрати «про всяк випадок». Роздутий бюджет та незрозумілі резервні фонди — ознака поганого планування. Кожна цифра має бути реалістичною та, в ідеалі, підтвердженою комерційними пропозиціями від постачальників.
3. Обґрунтовуйте кожен пункт. Недостатньо написати «Принтер — 10 000 грн». Потрібно пояснити: «Принтер для друку навчальних матеріалів для 50 учасників проєкту, модель Х, згідно з комерційною пропозицією Y». Поясніть, що, навіщо, і як це вплине на результат.
4. Консультуйтесь із фахівцями. Іноді одна неправильно вжита фраза може призвести до відхилення всього бюджету. Наприклад, рядок «Ремонт офісу» буде викреслено, але рядок «Підготовка приміщення для монтажу грантового обладнання» має всі шанси бути затвердженим, хоча по суті це може бути та сама робота.

Забудьте про витрати, пишіть про цінність

Планування бюджету не є спробою «вписатися» в правила, це скоріше можливість ще раз перевірити логіку та життєздатність вашого проєкту. Донори не «обрізають» ваші витрати зі своєї якоїсь шкідливості. Вони інвестують у довготривалий вплив та результат. Ваш бюджет має чітко показувати, як їхні гроші перетворяться на соціальні чи економічні зміни, які ви обіцяєте.

Правильне планування — це потужна стратегія, яка демонструє ваш професіоналізм. Перш ніж витрачати тижні на розробку фінансового плану, який може бути відхилений через одну некоректну статтю витрат, отримайте експертну думку.

Запрошуємо вас на безкоштовний грантовий аудит, який включає попередній аналіз вашої ідеї та її бюджетного потенціалу. Давайте разом переконаємося, що ваша заявка буде сильною від першої літери до останньої цифри.